Wo euch eure Candidate Experience Talente kostet. Und was ihr dagegen tun könnt.

Neulich hatte ich so einen Moment, in dem ich ganz tief durchatmen musste und dachte: „Ernsthaft?“.
Eine Person aus meinem privaten Umfeld ist gerade auf Jobsuche und erzählte mir von ihrer letzten Erfahrung im Bewerbungsprozess. Wer mich etwas näher kennt, weiß, dass Recruiting und die damit verbundene Employer-Branding-Welt seit vielen Jahren mein Herzensthema ist. Daher hat mich diese Geschichte sehr getroffen und zu diesem Artikel inspiriert.

Was war passiert? Klassischer Ablauf: Stelle auf LinkedIn gefunden, CV versendet, angeforderte Unterlagen nachgereicht. Und dann: wochenlange Stille. Irgendwann kam eine standardisierte Mail: Gespräche erst wieder im neuen Jahr. Man solle sich darauf einstellen…
Das ist nicht „unglücklich gelaufen“.

Das ist Candidate Experience* in Reinform. Leider keine Gute. So büßt ein Unternehmen unmittelbar Vertrauen in seine Arbeitgebermarke ein und dadurch in seine Reputation. Was hier wie ein Extrem klingt, ist in vielen Bewerber-Journeys oftmals noch Alltag. Nicht aus böser Absicht, sondern weil Prozess, Verantwortung und Bewusstsein dafür fehlen, welche Bedeutung eine positive Candidate Experience mittlerweile als strategisches Asset für das Business hat.

*Candidate Experience =Bewerbererlebnis entlang der Bewerber-Journey

Warum Candidate Experience ein strategischer Hebel im Business ist

In den letzten drei Jahren hat sich Recruiting sowohl für Bewerbende als auch für Unternehmen massiv verändert. Auf beiden Seiten ist KI in vielen Prozessschritten nicht mehr wegzudenken. Für Stellensuchende bedeutet es einerseits Unterstützung bei der Recherche, der Erstellung der Bewerbungsunterlagen oder Vorbereitung auf Interviews. Gleichzeitig wächst aber auch die Skepsis: Viele Bewerbende haben Sorge, dass durch KI generierte Bewerbungen an Persönlichkeit verlieren. Wie eine Studie von Stepstone belegt bedeutet ein „mehr“ und „schneller“ an Bewerbungen jedoch nicht gleichzeitig eine Verbesserung, sowohl was die Anzahl als auch die Qualität betrifft. In der Praxis sehe ich die Kehrseite bei vielen Unternehmen ähnlich bezüglich der Güte der Prozessgestaltung. Die Automatisierung vieler Vorgänge bei den Unternehmen beschleunigt zwar die Kommunikation, macht sie aber auch gleichzeitig austauschbar und generisch. Mit negativen Auswirkungen auf Transparenz, Wertschätzung und persönlichen Umgang.

Die Candidate Experience erweist sich in diesem Kontext als Spiegel, ob und in welcher Form ein Unternehmen authentisches Employer Branding nach außen betreibt. Ein klassisches Beispiel dafür ist der Abgleich zwischen „kurzen Entscheidungswegen“, die in der Stellenanzeige beworben werden, und der Dauer des sich über Wochen hinziehenden Bewerbungsprozesses mit drei Extra-Runden. Die Konsequenz: Vertrauensverlust.

Für den Aufbau einer erfolgreichen Arbeitgebermarke ist es allerdings essentiell, die Candidate Experience als eine Reihe von ineinandergreifenden Touchpoints zu verstehen. Es geht nicht um einen singulären Eindruck, zum Beispiel durch einmaligen Besuch auf der Karriereseite, sondern um ein ganzheitliches Erlebnis, wie ein Unternehmen mit Bewerbenden umgeht: kohärent, ehrlich, respektvoll über alle Kontaktpunkte hinweg.

An sich ist diese Erkenntnis weder neu noch in ihrer Komplexität vergleichbar mit der oft zitierten „Raketenwissenschaft“. Dennoch erleben Stellensuchende in ihren Prozessen einen Umgang, den die meisten von uns im privaten Umfeld als „äußerst respektlos“ einstufen und kaum akzeptieren würden. Zukünftigen Mitarbeitenden wird es allerdings schon zugemutet.

Eine Auswahl der gängigsten Beispiele:

Die 7 Candidate-Experience-Killer

Die meisten Bewerber geben sich immer noch einigermaßen Mühe im Bewerbungsprozess und investieren viel Zeit. Daher erleben sie es als umso frustrierender, wenn nach dem Versand des CVs oder nach einer Gesprächsrunde plötzlich Funkstille herrscht. Weder Rückmeldung zum Zwischenstand noch konkretes Feedback.

Die Gründe für das Schweigen sind vielfältig und nicht nur HR zuzuschreiben: Unklarheit bei den Abläufen, interne Abstimmungsschwierigkeiten, Überlastung der verantwortlichen Stakeholder … All das trägt dazu bei, dass Rückmeldung an Bewerbende entweder verzögert oder buchstäblich vergessen wird.

Dabei können wenige Quick Fixes bei der Kommunikationsdisziplin den größten Schaden für eine negative Candidate Experience abwenden:

• Klar festgelegte Recruiting-Prozess-Schritte im Vorfeld: von A-Z.

• Regelmäßige Updates nach jedem Schritt bzw. bei ungeplanten Verzögerungen; Automatisierung kann hier unterstützen.

• Kurzes, aber ehrliches Feedback als Zeichen der Wertschätzung, gerade bei Absagen.

2. Black Box Recruiting

Viele Bewerbende fühlen sich auch heute noch bei der Jobsuche wie am Flughafen, wenn man bei der Gepäckkontrolle durch den Nacktscanner muss: CV, Zeugnisse, Interviewrunden, Persönlichkeitstests, Assessments, etc.

Umkehrt geben viele Unternehmen nur ungern Details preis. Prozessschritte und Zeitrahmen werden allenfalls grob skizziert, Angaben zu Gehalt fehlen meist immer noch ganz (auch wenn die für 2026 geplante EU- Entgelttransparenz-Richtlinie hier perspektivisch etwas Abhilfe schaffen kann). Für Bewerber ist meist auch nicht ersichtlich, nach welchen Kriterien die Entscheider final auswählen.

Dies führt zu einem totalen Ungleichgewicht und damit auch Machtgefälle. Angesichts des Einstellungsdrucks, den aktuell viele Unternehmen spüren, hilft es, die wichtigsten Fakten am besten gleich im ersten Telefonat zu klären, um spätere Dealbreaker und damit Enttäuschung auf beiden Seiten zu vermeiden.

• Informationen zum Ablauf des Prozesses sowie ungefährer Zeitrahmen (wer meldet sich wann wie womit?).

• Klärung der gegenseitigen Gehaltserwartungen, zumindest unter Angabe von Ranges (laut der aktuellen Studie zu den Recruiting-Trends 2026 des Trendence Instituts ist diese Information gerade bei den heiß umworbenen Fachkräften das wichtigste Such- und Entscheidungskriterium.).

• Abgleich der Must-have-Kriterien und Nice-to-haves.

3. Friction overload

Die Zeiten von 20-seitigen Bewerbungsformularen im Behörden-Stil sind zum Glück vorbei. Dennoch machen es viele Unternehmen den Stellensuchen unnötig (und meist unbeabsichtigt) schwer, sich vorzustellen.

Das erste Screening der Stellenanzeigen passiert oft nebenbei und unterwegs vom Smartphone aus. Ist die mobile Ansicht unbrauchbar, scrollen Interessierte sofort weiter. Das gleiche gilt für Bewerbungsformulare, bei denen man gefühlt fünfmal neustarten muss.

Jeder Bruch erhöht den Frust und damit das Absprungrisiko. Talente verschwenden ihre Zeit nicht für Komplikationen.

Ein genauer Blick auf die Online-Präsenz lohnt sich in jeder Hinsicht:

• Optimierung der Ansicht und Ladegeschwindigkeit eurer Stellenanzeigen.

• 1-Click-Bewerbungen nur mit CV (alles andere könnt ihr immer noch nachfordern, falls wirklich erforderlich).

• Keine unnötigen technischen Limitierungen (zu geringe Datenmenge, Dateiformate, etc.).

4. Stakeholder-Ping-Pong

Aus eigener Erfahrung als Recruiterin ist es ein Kommunikations-Alptraum und schädlich für die Candidate Experience, wenn sich trotz klar abgesprochener Schritte und Aufgabenstellung die Entscheider in die Bewerbungsprozesse einklinken und spontan auf Extra-Runden und geänderte Aufgaben bestehen.

Eine ähnliche Außenwirkung hat es, wenn zu viele Personen in den Auswahl- und Entscheidungsprozess involviert und sich im schlimmsten Fall uneinig sind.

Was meist mit der besten Intention geschieht - nämlich eine wirklich fundierte Entscheidung zu treffen und viele Bewertungen einzubinden - wirkt nach außen unfair, unprofessionell und chaotisch.

Damit der Candidate-Experience Super-GAU bei euch nicht passiert:

• Committment aller Beteiligten zu einem einmal abgestimmten Prozess.

• Klare Timelines für Entscheidungen.

• Notfall-Entscheidungsmechanismus bei Uneinigkeit: z.B. ist es kein klares JA, ist es definitiv ein NEIN.

5. Speed-Mismatch

Die meisten Bewerbenden, die proaktiv suchen, möchten zeitnah die Stelle antreten. Wochen- oder sogar monatelange Bewerbungsprozesse wirken angesichts der angespannten Arbeitsmarktlage wie aus der Zeit gefallen. Egal, was die internen Gründe für Verzögerungen sein mögen - jedes Unternehmen sollte sich bewusst darüber sein, dass zu langsame Prozesse die besten Talente kosten. Jede Woche Verzögerung bei der Stellenbesetzung kostet Reichweite im Kandidatenmarkt und bindet interne Kapazitäten.

Daher gelten folgende Faustregeln für euer Entscheidungs- und Prozessdesign:

• Festlegung der Prozessschritte, Inhalte und Rahmenbedingungen (Gehalt, Starttermin, Aufgaben) BEVOR die Stelle ausgeschrieben wird.

• Empfohlener Zielkorridor pro Bewerber: ca. 2-3 Wochen vom Erstkontakt zur Vertragsunterschrift.

• Klärung der Verfügbarkeiten aller involvierten Personen inkl. Terminblocks.

6. KI ohne Kontext

Wir hatten bereits festgestellt, dass KI schon jetzt nicht mehr aus dem Recruiting-Alltag vieler Bewerbender und Unternehmen wegzudenken ist. Allerdings funktioniert KI im Recruiting nur mit professionellem Kontext, Governance und Tonalität. 08/15-Standard-Phrasen wirken austauschbar, oberflächlich und geben wenig echte Einblicke in eure Unternehmenskultur. In Hinblick auf authentisches Employer Branding sind bei aller Automatisierung Transparenz, Personalisierung und Kohärenz in der Kommunikation unverzichtbar.

Konkret bedeutet das:

• Persönlicher Kontakt trotz KI-Nutzung zur Beziehungspflege.

• Fokus auf authentische Employer-Branding-Sprache durch alle Kanäle.

• Transparenz über Abläufe, Inhalte und Rahmenbedingungen.

7. Versprechen ohne Proof

Wie bereits in einem früheren Blogartikel sehr ausführlich erläutert, haben Bewerbende einen sehr feinen Sensor für die Kongruenz zwischen eurer Botschaft und Unternehmens-Realität.

Stimmen die proklamierten Versprechen nicht mit ihren Erlebnissen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens überein, kippt das Vertrauen der Stellensuchenden in eure Arbeitgebermarke.

Daher ist für euch ausschlaggebend:

• Einhaltung einmal gemachter Zusagen bzgl. Rückmeldungen, Abläufen, etc. .

• Konkrete Beispiele für eure Behauptungen: wer sich „Wertschätzung“ auf die Fahnen schreibt, sollte diese auch durch alle Phasen des Verfahrens zeigen … .

• Leichter Zugang zu realem Ansprechpartner.

All diese Maßnahmen schaffen Nähe und helfen beim Vertrauensaufbau in eure Employer Brand.

8 Fragen, die eure Candidate Experience Killer identifizieren und helfen, sie zu eliminieren

In der Regel passieren die meisten der oben genannten Candidate Experience Killer unbeabsichtigt einfach deshalb, weil intern Prozesshoheit, Struktur und Entscheidungsgewalt fehlen. Mit folgender Candidate Experience Audit-Checkliste könnt ihr euren Recruiting-Prozess überprüfend und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen.

1. Ist der Bewerbungs-Prozess in 5 Sekunden verständlich (Schritte + Dauer + Ansprechpartner/ Teilnehmer)?

2. Wo verliert ihr (vor allem mobile) Nutzer?

3. Wann, wie und wodurch erfolgen Updates (automatisiert oder persönlich)?

4. Können Bewerbende Gehalt/Range oder euren Erwartungsrahmen erkennen?

5. Ist intern klar, wer entscheidet und bis wann?

6. Sind eure Kriterien konsistent über Job Ad, Karriereseite, Interview?

7. Nutzt ihr KI transparent (wofür, wofür nicht)?

8. Wo und wie zeigt ihr Wertschätzung?

Candidate Experience in Employer Branding in Echtzeit

Die Kernbotschaft, die sich aus den oben gezeigten Beispielen ableiten lässt, ist simpel.  Die beste Employer Branding Kampagne ist wertlos, wenn ihr gerade im Rahmen eures Personalrecruitings gegensätzlich arbeitet. Candidate Experience ist Employer Branding in Echtzeit, im Guten wie im Schlechten.

Eine positive Bewerberjourney zahlt direkt auf eure Glaubwürdigkeit als Unternehmen ein, selbst bei einer Absage. Fehlt es jedoch an Transparenz, Respekt und grundlegender struktureller Klarheit, können auch die professionellsten Marketing-Tools die Negativ-Erfahrung nicht mehr rückgängig machen. Ein Schaden, der nicht nur bleibt, sondern schlimmstenfalls weitere Kreise zieht und auch auf andere potenzielle Talente abschreckend wirken kann.

Schon ein Quick Fix an einem entscheidenden Touchpoint sowie schlanke, klare Abläufe werten eure Arbeitgebermarke massiv auf.

Sollte die obige Checkliste noch nicht ausreichen für eine fundierte Überprüfung eures Recruitings, lade ich euch herzlich zu einem gemeinsamen intensiven Blick auf eure Bewerbungsprozesse ein. Hier könnt ihr einen Termin buchen.

Und falls ihr noch tiefer in das oben erwähnte Thema zu kohärenter Employer Branding Sprache einsteigen wollt, empfehle ich euch folgenden Blogartikel von mir:

„Der kleine Moment, der Identifikation auslöst oder verhindert“

Weiterführende Links (Auswahl):

Recruiting-Trends 2026

Candidate-Experience-Reports 2024